Dokumentide säilitustähtajad, arhiveerimine ja digiteerimine – mida, kui kaua ja kuidas säilitada? (2 ak.h)

Avaleht Koolitused Juhtimine ja personaliarendus

KOOLITUS TOIMUB NII VEEBIS KUI E-ÕPPES!

Registreerumisel koolitusele palun valige, kas osalete koolitusel veebiülekande vahendusel reaalajas või e-õppena Addenda e-akadeemias.

E-õpe
Salvestame koolituse ja saadame Teile 3 tööpäeva jooksul alates koolituse toimumisest ligipääsu Addenda e-akadeemiasse, kus koolitus on järelvaadatav 30 päeva jooksul Teile sobival ajal ja kohas. Koolitus on personaalseks kasutamiseks ning pole jagatav kolmandatele isikutele. Kolmandatele isikutele on Addenda e-akadeemias koolituse vaatamine tasuline.

Eeltutvustus

Kui kaua tuleb säilitada töötajate avaldusi, personalitoimikuid, käskkirju ja muid asjaajamisdokumente? Millal võib dokumendid hävitada ning millal tuleb need arhiveerida? Kas paberdokumendi võib pärast digiteerimist hävitada või tuleb originaal alles hoida?

Organisatsioonides tekib igapäevaselt suur hulk dokumente, mille säilitamisel tuleb arvestada nii õigusaktidest tulenevate nõuete, isikuandmete kaitse kui ka dokumentide pikaajalise kasutatavusega. Erinevate dokumendiliikide säilitustähtajad ei ole alati üheselt määratud ning küsimusi tekitavad nii dokumentide arhiveerimine, digiteerimine kui ka nõuetekohane hävitamine.

Koolitusel anname praktilise ülevaate personalidokumentide, avalduste ja asjaajamisdokumentide säilitustähtaegadest ning arhiveerimise ja digiteerimise nõuetest. Käsitleme nii avaliku kui ka erasektori organisatsioonide vajadusi ning pöörame tähelepanu haridusasutuste dokumentide säilitamise erisustele.

Kõigil, kes veebiseminari reaalajas vaadata ei saa, on võimalus tellida selle 30- päevane järelvaatamise õigus. Järelvaatamine on võrdsustatud seminari maksumusega.

Eesmärk

Koolituse eesmärk on anda osalejatele teadmised ja praktilised suunised personalidokumentide, avalduste ning asjaajamisdokumentide säilitustähtaegade määramiseks, nõuetekohaseks säilitamiseks, arhiveerimiseks, digiteerimiseks ja hävitamiseks.

Õpiväljundina koolituse läbinu:

tunneb dokumentide säilitamist reguleerivaid peamisi õiguslikke nõudeid ning oskab leida teavet erinevate dokumendiliikide säilitustähtaegade kohta;
oskab määrata ja kontrollida personalidokumentide, avalduste ning asjaajamisdokumentide säilitustähtaegu;
teab, kuidas korraldada dokumentide nõuetekohast säilitamist, arhiveerimist ja hävitamist, arvestades isikuandmete kaitse nõudeid;
mõistab dokumentide digiteerimise võimalusi ja piiranguid ning teab, millistel tingimustel võib paberdokumendi asendada digitaalse dokumendiga.

Sihtrühm

Avaliku ja erasektori organisatsioonide dokumendihaldurid, arhivaarid, personalitöötajad, sekretärid, juhiabid, asutuste juhid ning teised töötajad, kes vastutavad dokumentide säilitamise, arhiveerimise ja digiteerimise eest. Samuti koolide, lasteaedade ja teiste haridusasutuste töötajad, kelle ülesannete hulka kuulub dokumentide haldamine.

Teemad

Kaido Kivilaan käsitleb veebiseminaril järgmisi teemasid:

1. Dokumentide säilitamise õiguslikud alused ja säilitustähtaegade määramine

Millised õigusaktid reguleerivad dokumentide säilitamist avalikus ja erasektoris?
Kust leida erinevate dokumendiliikide säilitustähtajad?
Kuidas määrata säilitustähtaega, kui see ei ole õigusaktides otseselt sätestatud?
Millal algab dokumendi säilitustähtaja arvestamine?
Millised dokumendid tuleb säilitada pikaajaliselt ja millised ainult kindlaksmääratud aja jooksul?
Kuidas koostada ja ajakohastada dokumentide liigitusskeemi ning määrata säilitustähtaegu?
Kuidas arvestada isikuandmete kaitse ja andmete säilitamise piirangu põhimõttega?

2. Personalidokumentide, avalduste ja asjaajamisdokumentide säilitustähtajad – praktilised näited

Personalidokumendid: töölepingud ja nende lisad, personalitoimikud, ametijuhendid ning töösuhtega seotud dokumendid.
Töötajate avaldused ja taotlused: puhkuseavaldused, töökorraldusega seotud avaldused, töölt vabastamise avaldused ja muud pöördumised.
Tööaja, puhkuste ja töötajate puudumistega seotud dokumentide säilitamine.
Personali puudutavad käskkirjad, otsused, protokollid ja muud asjaajamisdokumendid.
Töötajate hindamise, arenguvestluste ja täienduskoolitustega seotud dokumentide säilitamine.
Tundlikke isikuandmeid sisaldavad personalidokumendid – millised on säilitamise ja juurdepääsu piirangud?
Milliseid dokumente ja kui kaua tuleb säilitada pärast töösuhte lõppemist?

3. Dokumentide säilitamine, arhiveerimine ja hävitamine

Kuidas korraldada dokumentide säilitamist nii, et vajalik teave oleks leitav, kaitstud ja kasutatav?
Paberdokumentide ja digitaaldokumentide säilitamise erinevused.
Kuidas korraldada juurdepääsu isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele?
Millal tuleb dokumendid arhiveerida ja millal võib need hävitada?
Kuidas korraldada ja dokumenteerida säilitustähtaja ületanud dokumentide hävitamist?
Millised dokumendid võivad kuuluda avalikku arhiivi üleandmisele?
Levinumad vead dokumentide säilitamisel ja arhiveerimisel.

4. Dokumentide digiteerimine ja praktilised lahendused

Milliseid dokumente on otstarbekas digiteerida?
Millal võib paberdokumendi asendada digitaalse dokumendiga ja millal tuleb originaal säilitada?
Kuidas tagada digiteeritud dokumentide autentsus, terviklus ja kasutatavus?
Kuidas korraldada digiteeritud dokumentide säilitamist ja juurdepääsu?
Mida arvestada dokumentide digiteerimisel ja arhiveerimisel, et vältida andmete kadumist või nõuete rikkumist?
Praktilised soovitused organisatsiooni dokumendihalduse korrastamiseks.

Koolituse täies mahus läbinud osalenule väljastatakse tõend. Tõendi väljastamise eelduseks on koolitusel osalemine täies mahus ning koolitusarve tasumine. Erandkorras võib osaleja saada koolituse läbimist tõendava dokumendi, kui on läbinud õppekavast vähemalt 90%.

Aeg ja maht

Veebiseminar toimub 1. detsembril 2026 kell 14.00–15.30.
(2 akadeemilist tundi)

Juhul, kui Te koolitusel reaalajas osaleda ei saa, on võimalus koolitus läbida Addenda e-akadeemias. Palun tehke valik koolitusele registreerumisel.

Toimumiskoht

Koolitus toimub nii veebis kui e-õppes!
Registreerumisel koolitusele palun valige, kas osalete koolitusel veebiülekande vahendusel reaalajas või e-õppena Addenda e-akadeemias.

Veebiülekanne
Reaalajas toimuva koolituse ülekanne, mida veebiosaleja jälgib oma töökohal, kodus või mõnes teises sobivas kohas. Veebiülekande käigus toome Teieni koolitaja video- ja slaidipildi. Ligipääsu veebiülekandele saadame Teile koos koolituse meeldetuletusega 24 tundi enne koolituse toimumist.

Koolitajad

Pildid / - - Kaido-Kivilaan-1

Kaido Kivilaan, Rahvusarhiivi digitaalse arhiveerimise valdkonnajuht

Meetodid

Loeng, praktilised näited.

Maksumus

Registreerides kuni 12. novembrini 2026 kehtib seminari soodushind 99 € + km (122,76 €), hiljem tavahind 139 € + km (172,36 €).
Kõigil veebiseminaril osalejatel on võimalus osta 30 päevane veebiseminari järelvaatamine hinnaga 14 € + km (17,36 €).

Samuti on Teil võimalus tellida salvestatud veebikoolitus - Arhiveerimise probleemkohad!
Koolitus on salvestatud tänavu mais ja koolitusel anname tervikliku ülevaate digitaalse arhiveerimise põhimõtetest ja praktilistest lahendustest, käsitledes nii tehnilisi kui ka organisatsioonilisi aspekte. Eraldi tähelepanu pööratakse e-kirjade, digiallkirjastatud dokumentide ja andmekogude säilitamisele ning arhiivieeskirjadest tulenevatele nõuetele.

Maksumus sisaldab

Elektroonilisi õppematerjale, elektroonilist tõendit.

Tasumine

Veebiseminarile registreerimise järgselt saadame kinnituse ja koolitusarve. Addenda OÜ väljastab e-arve kohuslastele seadusega vastava arve 24 tunni jooksul e-arvete keskkonda.

Loobumine

Veebiseminarist loobumisel palun teatage kirjalikult vähemalt 3 tööpäeva enne veebiseminari toimumist, hilisemal loobumisel kuulub tasumisele 100% veebiseminari maksumusest.